Depuis le lancement de Growth Room en 2018, nous avons fait du Cold Emailing notre spécialité lorsqu’il s’agit d’optimiser la prospection des entreprises qui travaillent avec nous. Cette technique consiste à cibler et contacter des prospects froids (‘cold’) pour décrocher de l’intérêt (réponse, rendez-vous, inscription) et vendre vos services ou votre produit.

Intéressant non ?

Sauf que la première chose pour avoir une campagne de Cold Emailing efficace, c’est de tomber dans la boite “principale” de votre prospect, pas en promotions, ni en spam. C’est pourquoi nous avons décidé de rendre cet article, que nous communiquons à nos clients, accessible pour vous expliquer comment faire pour éviter la spambox lorsqu’on envisage de faire du Cold Emailing.

Cold Emailing : pour commencer

Avant toute chose, il faut d’abord savoir d’où vous partez. C’est pourquoi on vous suggère de faire un diagnostic de votre adresse mail. Mail tester est la référence en terme d’analyse de délivrabilité.

L’outil vous attribue une note de 0 à 10. Il est recommandé d’avoir une note supérieure à 7/10, en dessous, votre email risque d’atterrir en Spam.

Comment ça marche ?

1. Allez sur https://www.mail-tester.com/
2. Copiez-collez l’adresse mail communiqué par le site
3. Envoyez un mail à l’adresse avec votre adresse mail
4. Retournez sur le site, l’analyse se fait
5. Une note vous est attribuée ainsi qu’une liste d’amélioration à apporter.

Faites un coup de propre dans vos listes de contacts

À quand remonte le dernier tri de vos listes de contacts ? Probablement comme la majorité d’entre nous, depuis un petit bout de temps.

Les adresses mails inexistantes, inactives ou même expirées pénalisent votre délivrabilité.

Pourquoi ? Simplement car les fournisseurs de messagerie analysent et vous pénalisent lorsque vos mails ne sont pas ouverts…

Solution ? Évidemment, vous pouvez faire le tri dans vos adresses mails grâce à l’outil Email List Verify

Vous pouvez aussi utiliser le module EVVADON qui permet de vérifier vos emails directement via Google sheet

Authentifiez-vous, utilisez les normes d’identification (SPF, DKIM & DMARC)

Note : c’est la partie la plus ‘technique’, elle pourra être gérée soit par vous si vous avez un accès aux serveurs soit par votre CTO, qui sera ravi de vous aider :)

Les authentifications permettent aux différents fournisseurs de messagerie d’identifier votre nom de domaine.

Les 3 protocoles d’identification à faire :

• SPF : (Sender Policy Framework), c’est une norme d’authentification qui permet de faire le lien entre un nom de domaine et une adresse email. Elle définit le ou les expéditeur(s) autorisé(s) à envoyer des emails avec un nom de domaine.

Faire votre authentification Google ou OVH

• DKIM : c’est un protocole d’authentification cryptée qui permet de faire le lien entre un nom de domaine et un mail envoyé. L’objectif du protocole DKIM est de prouver que le nom de domaine n’a pas été usurpé, mais aussi de prouver message n’a pas été altéré durant l’envoi.

Générer une clé pour votre nom de domaine Google, Mailjet 

• DMARC : c’est un protocole complémentaire au SPF et DKIM. C’est une protection supplémentaire qui vous permettra d’être davantage identifié auprès des principaux fournisseurs de messagerie (qui sont à l’origine de ce protocole). Veillez à bien faire l’identification SPF et DKIM avant DMARC.

Rendez votre Whois public

Très souvent, les bureaux d’enregistrement de nom de domaine vous suggère d’anonymiser les informations d’identité détenant votre nom de domaine.

L’équipe délivrabilité de Mailjet a remarqué que certains domaines avec un Whois privé sont susceptibles d’être blacklistés ou encore bloqués.

Nous vous suggérons donc de rendre votre Whois public dès que possible.

Faites "chauffer" votre adresse email

Faire chauffer son adresse email évite d'arriver dans les spams. Une adresse qui, du jour au lendemain, envoie des dizaines voire des centaines d'emails à des inconnus, ça se voit. Et les serveurs se mettent en mode "alerte rouge".

Le principe ici : envoyer des e-mails à certains utilisateurs qui vont automatiquement les ouvrir, y répondre et même les sortir des spams sans que personne ne s'en rende compte.

Ça se passe ici (si vous utilisez Lemlist), et c'est lancé en 30 secondes top chrono.

Inclure une signature

Oui, la signature influe sur la délivrabilité. Elle enverra un signal positif aux serveurs. Google, par exemple, s'assurera encore plus de votre authenticité. Il est donc essentiel d'avoir une belle signature !

Elle doit contenir un maximum d’informations sur vous et votre entreprise (nom, prénom, fonction, entreprise, domaine, téléphone, adresse postale…).

Si vous ajoutez une URL, assurez-vous qu'elle soit en https et non en http.

Ajoutez également un avatar à votre adresse. Utilisez une photo de vous et non le logo de votre entreprise.

Attention au lien de désinscription

Dans vos emails, il est nécessaire et obligatoire de proposer une option de désinscription à vos destinataires, afin de leur permettre de mettre fin à l'échange et d'être supprimés des listes (+suppression des données).

Évitez toutefois de mettre un lien unsubscribe à la fin de votre email.

Quand une personne clique dessus, cela envoie un signal négatif à Google. Mettez plutôt une phrase comme "Si vous ne souhaitez plus être contacté, dites-le moi". Vous aurez une reply, et vous enverrez, cette fois-ci, un signal positif.

Notez qu'en marketing (newsletter / nurturing / communication ), il est en revanche obligatoire d'avoir un lien de désinscription !

Et pour finir : l’enregistrement PTR

L’enregistrement PTR est très utile en Cold Emailing. Il ajoute une fiabilité supplémentaire pour l’envoi au serveur et permet au destinataire de vérifier (encore une fois), le nom d’hôte d’une adresse IP. C’est un excellent moyen de protection contre les spammeurs qui utilisent des noms de domaine frauduleux.

En savoir plus sur OVH

Conclusion

Après toutes ces étapes, vous êtes maintenant bien armés pour commencer votre nouvelle campagne de Cold Emailing.

Attention toutefois, nous faisons bien attention à cela avec nos clients mais on tient à vous prévenir. Soyez vigilants sur les Spam Word dans vos envois, à votre taux d’ouverture et surtout veillez à bien utiliser du contenu personnalisé (ça fait toujours plaisir). Pour le reste c’est à vous de jouer, n’hésitez pas à nous envoyer un petit mail sur welcome@growthroom on adore créer des machines de Cold Emailing automatisées et efficaces pour nos clients.

Cheers.

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